Recouvrement des impayés

Tiers de confiance

Le recouvrement amiable : un contrat de confiance

INTRODUCTION

Notre présentation de l’impayé se veut d’abord pratique, concrète et utile. Aussi ceux qui ont une formation de Juriste voudront bien nous excuser pour les approximations dont nous ferons preuve.

Nous voudrions en effet et avant tout faire œuvre utile et vous permettre d’avoir une vision synthétique et globale de la problématique du recouvrement dans l’entreprise.

LE RECOUVREMENT AMIABLE

Point de départ :

Une somme qui vous est due et qui n’a pas été réglée à l’échéance.

IL EXISTE UN CERTAIN NOMBRE DE PRÉCAUTIONS QUI PEUVENT PERMETTRE DE LIMITER L’IMPAYÉ :

Clauses de réserve de propriété, affacturage, vente adossée à un crédit etc…

A ce niveau il faut insister sur un point, à savoir celui du suivi de la facture.

La relance avant échéance permet de montrer que le dossier est suivi et de résoudre par anticipation un grand nombre de problèmes pouvant provoquer un retard de paiement. Cela est surtout vrai avec les collectivités territoriales, l’Etat, les grands groupes. Cela permet alors de limiter les retards de paiement.
Cette parenthèse refermée,

L’ACTION EN RECOUVREMENT DANS UNE ENTREPRISE C’EST :

TOUT D’ABORD DÉFINIR

• un environnement,

POUR ENSUITE DÉTERMINER

• des procédés,

Relatifs au

• pré-contentieux
• au contentieux.

A – DÉFINIR LES CONTOURS D’UNE POLITIQUE DE L’IMPAYÉ AU SEIN DE L’ENTREPRISE

1°) C’est d’abord déterminer l’environnement dans lequel travaille l’entreprise :

• dresser une typologie de sa clientèle : suivant que le client soit de grands groupes, l’Etat, des particuliers, d’autres PME, des commerçants, des artisans… Il faudra adapter les process à mettre en œuvre.
• pour chaque catégorie de client, si l’entreprise travaille avec plusieurs catégories de clients différents, il faudra toujours faire la balance entre les intérêts de la société à recouvrir les sommes dues dans le plus bref délai et la qualité des relations que l’on veut conserver avec le client actuellement débiteur, la balance entre recouvrement rapide et recouvrement intégral de la créance, etc…
• il faudrait également tenir compte de la spécificité de chaque métier. Une entreprise de charpente, de maçonnerie n’intervient pas dans les mêmes conditions que les corps de métiers qui réalisent des finitions et qui vont intervenir en dernier sur un chantier. Cela impacte le timing : il faudra plus ou moins rapidement passer à la phase judiciaire ou privilégier le recouvrement amiable selon le cas de figure.

2°) Les raisons pour lesquelles il convient de déterminer au préalable l’environnement de l’entreprise sont multiples mais tournent essentiellement autour de deux objectifs principaux :

• fixer aux personnes (secrétaire, comptable, commercial, cadre …) chargées du recouvrement à l’intérieur de l’entreprise des process adaptés qui leur facilitera le travail, génèrera des gains de temps, et mettra en confiance le personnel :
• en vous montrant efficace et organisé vous renforcez toujours l’image de votre entreprise.

L’objectif est donc de définir des process adaptés à votre environnement économique. Si vous le désirez ou si vous en éprouvez le besoin, nous pouvons vous y aider.

B – DÉFINITION DES PROCESS

Il convient maintenant de s’attarder sur les process eux-mêmes.

• Pour mémoire nous avons examiné certaines précautions qui permettent d’intervenir en amont, avant même l’impayé (vendre la facture ou l’impayé, clauses de réserve de propriété, etc…). Le prélèvement automatique pré signé nécessite des adaptations de logiciels informatiques.
• Dès qu’un impayé se fait jour, c’est-à-dire qu’une somme due n’a pas été réglée à son échéance, il convient de mettre en place et d’ORGANISER UN PLANNING

1°) les premières relances :

Elles peuvent se faire de vive voix, soit face à face soit par téléphone, par e-mail, SMS (pour une clientèle jeune), LRAR, lettre simple, sommation de Commissaire de Justice etc.

2°) le contact téléphonique personnel, confirmé ou non par un écrit est à privilégier dans un premier temps. Il permet en effet :

• de collecter un maximum d’informations,
• de se faire une idée plus précise de la situation.

La discussion s’inscrit en effet dans le cadre d’un process plus ouvert. Elle permet d’adapter le discours au fur et à mesure que l’on reçoit les informations de son interlocuteur.

• l’entretien téléphonique nécessite souvent une formation de base portant sur des éléments liés à :
• la préparation d’un entretien,
• la positivation du discours.

Dans tous les cas de figures et à tous les stades des différents process qui seront définis, il convient impérativement d’enregistrer les informations obtenues. Cela peut paraître évident, mais en pratique il est rare que cela soit fait de façon convenable et exhaustive.

Il existe en effet différents types d’informations à collecter :

– dresser une typologie du débiteur et noter à quelle catégorie il appartient afin de déterminer les suites à donner :

• débiteur en difficultés financières passagères ou irréversibles,
• débiteur débordé,
• débiteur menteur,
• débiteur agressif.

– récolter toutes les informations relatives à la solvabilité du débiteur (compte bancaire, plaque des véhicules, localisation des engins, adresse des chantiers en cours, profession (agriculteur, commerçant …) ….

A titre de complément d’information, et lorsqu’il s’agit de professionnels, il ne faut oublier de penser à consulter la liste des créances enregistrées sur infogreffe.

Il est souvent très utile de confirmer par écrit le contenu d’un entretien :

1. cela permet de faire une synthèse, de dresser un bilan de l’entretien,
2. d’en garder une trace claire,
3. d’éviter les malentendus ultérieurement, et ainsi de couper court à des contestations énergivores et chronophages.

3°) La règlementation

Aucun texte ne règlemente les techniques permettant de faire payer le débiteur, notamment en matière de relances téléphoniques.

Le débiteur est simplement protégé contre les abus par l’Article 9 du Code Civil qui dispose que chacun à droit au respect de sa vie privée.

Art 9 : « Chacun à droit au respect de sa vie privée. »

Toutefois il convient d’être prudent car les Tribunaux sanctionnent, parfois sévèrement, les manquements à l’Article 9.

Il existe aussi des sanctions de certaines méthodes par le Code Pénal :

Article 433-13 : « Est puni d’un an d’emprisonnement et de 15000 euros d’amende le fait par toute personne :

• 1° D’exercer une activité dans des conditions de nature à créer dans l’esprit du public une confusion avec l’exercice d’une fonction publique ou d’une activité réservée aux officiers publics ou ministériels ;
• 2° D’user de documents ou d’écrits présentant, avec des actes judiciaires ou extrajudiciaires ou avec des documents administratifs, une ressemblance de nature à provoquer une méprise dans l’esprit du public. »

Ont été sanctionnés par exemple un grand nombre de lettres de relance ou l’utilisation abusive du téléphone alors considérés comme voie de faits. De même les menaces contenues dans les courriers ne doivent s’adresser qu’aux biens du débiteur et non pas à sa personne. Ont également été sanctionnées les menaces dans le cadre de recouvrement amiable telles que des courriers portant la mention : « dernier avis avant saisie » ou « préavis de vente forcée d’immeuble ». Ont également été sanctionnées l’utilisation de lettres de relance imitant les actes de Commissaires de Justice.

Nous venons de survoler la problématique du recouvrement amiable. Maintenant, en cas d’échec de ces différentes démarches, il sera nécessaire d’obtenir un titre exécutoire pour procéder par voie de recouvrement forcé.

Nous vous rappelons que le titre exécutoire est cette clé qui permet d’ouvrir la porte à l’exécution (saisie immobilière, saisie des comptes bancaires, de véhicules etc …).

Mais avant d’examiner les problématiques liées au titre exécutoire et au recouvrement forcé, il convient d’aborder le sujet de l’externalisation.

EXTERNALISATION

L’externalisation concerne à la fois le recouvrement amiable et le recouvrement forcé. Il s’agit en effet de déterminer à partir de quel moment vous ferez appel à un intervenant extérieur à l’entreprise, c’est-à-dire de déterminer à partir de quel moment les problèmes vont dépasser les compétences internes de l’entreprise et ses capacités :

• au niveau des premières relances,
• au niveau du suivi du recouvrement amiable,
• au niveau de l’obtention du titre exécutoire,
• au niveau de l’exécution forcée.

Le choix va dépendre de la taille de l’entreprise, mais également de l’analyse financière du rapport coût/efficacité (taux de recouvrement, signature de protocoles d’accord, de conventions d’arbitrage etc ….).

Les différents types d’intervenants

On trouve bien entendu les Sociétés de recouvrement, les Avocats, les Commissaires de Justice qui sont en matière de recouvrement les principaux intervenants … et espérons que vous nous accorderez votre confiance.

L’activité des sociétés de recouvrement est encadrée par le Décret n° 96-1112 du 18 décembre 1996.
Dans tous les cas pour l’entreprise il est prudent de signer une convention écrite précisant notamment :

• la rémunération qui restera à votre charge,
• les conditions de reversements des fonds encaissés (un mois pour les sociétés de recouvrement à défaut de convention et cinq semaines pour les Commissaires de Justice),
• les conditions de résiliation de la convention (avec nous et dans le cadre du contrat de confiance, ce sera donc sans délai à respecter et sans condition).

Je vous rappelle que dans le cadre du recouvrement amiable (sans titre exécutoire) les frais sont toujours à charge du créancier, toute clause contraire étant réputée non écrite.

La seule obligation à la charge de l’intervenant extérieur auquel vous pouvez faire appel, est une obligation de moyens. Il doit mettre en œuvre les moyens nécessaires dans des délais raisonnables, le tout en fonction des montants à encaisser. Ainsi a pu être condamnée une société de recouvrement qui en neuf mois avait envoyé en tout et pour tout trois lettres simples de relance.